Afin d’assurer une totale transparence de gestion financière et comptable, la loi SRU impose l’obligation de joindre à la convocation d’assemblée générale l’état général des dépenses ainsi que ses annexes.
La convocation doit donc contenir ses 7 pièces comptables :
- L’état générale des dépenses
- Annexe 1 : Etat Financier après répartition
- Annexe 2 : Compte de gestion de l’exercice clos réalisé et budget prévisionnel
- Annexe 3 : Comptes de gestion de l’exercice clos réalisé classé par clé de répartitions
- Annexe 4 : Compte de gestion pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel de l’exercice clos réalisé
- Annexe 5 : Etat des travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice réalisé
- Solde des copropriétaires après répartition.
L’état général des dépenses
Ce document reprend l’ensemble des dépenses et recettes engagées sur l’exercice comptable de la copropriété. Ces mouvements comptables sont répartis par clés de répartition définies au règlement de copropriété de l’ensemble immobilier.
Annexe 1 : État Financier après répartition
4 situations :
- Situation financière et trésorerie : il s’agit de la trésorerie à la fin de l’exercice comptable
- Provisions et avances : Sommes dont dispose le syndicat au titre des avances financières, qu’il s’agisse d’une avance de trésorerie ou de travaux
- Les dettes : il s’agit des sommes dues par le syndicat des copropriétaires aux tiers (copropriétaires, fournisseurs etc…)
- Les créances : il s’agit des sommes due pars des tiers au syndicat des copropriétaires (copropriétaires, fournisseurs etc…)
Annexe 2 : Compte de gestion de l’exercice clos réalisé et budget prévisionnel
Cette annexe reprend les opérations courantes de l’exercice à clôturer, classées par compte en comparaison avec :
- L’année N-1,
- Le budget clos,
- Les budgets à valider à venir.
Les opérations courantes comprennent les charges dépensées ainsi que les produits encaissés.
En deuxième partie, cette annexe reprend selon les mêmes modalités les dépenses et produits relatifs aux travaux ou opérations exceptionnelles.
Annexe 4 : Compte de gestion pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel de l’exercice clos réalisé
Cette annexe reprend le compte de dépenses de travaux exceptionnels ayant fait l’objet d’appels de fonds complémentaires. La dépense réalisée est constatée et mise en compaison avec le budget appelé.
Un solde nul, en excédent ou en insuffisance peut apparaitre. Cette annexe permet de clôturer cette dépense à l’issue du projet et de répartir le solde le cas échéant.
Annexe 5 : Etat des travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice réalisé
Cette annexe reprend le compte de dépenses de travaux en cours de réalisation. Ce compte n’est pas soumis à clôture et intervient pour parfaite information et suivi des projets en cours.
Elle met également en avant l’avancée des travaux via les dates, les engagements financiers, mis en comparaison avec les produits reçus pour le projet défini.
Solde des copropriétaires après répartition
Cette annexe présentée sous forme de liste émet une projection à la date de la fin de l’exercice comptable, des soldes de chaque copropriétaire si les comptes présentés sont validés lors de l’Assemblée Générale.
